Het belang van effectiviteit nastreven

Om die reden stellen wij dat het verstandig is om effectiviteit na te streven en daarna pas efficiëntie. Een uitgangspunt waarbij het behalen van het beoogde doel voorop staat, zelfs als dat meer tijd of energie vraagt. Effectiviteit betekent dat je het juiste doel bereikt. Het draait om het resultaat: wordt het gewenste effect gerealiseerd? Efficiëntie gaat over hoe je een doel bereikt. Het is de mate waarin je middelen zoals tijd, energie en geld optimaal gebruikt. Een efficiënte aanpak bereikt het doel met minimale inspanning. Hoewel efficiëntie belangrijk is, kan het streven ernaar het uiteindelijke doel ondermijnen. Als je de focus uitsluitend legt op efficiënte processen, loop je het risico dat het gewenste resultaat niet wordt behaald. Stel dat een vereniging meer vrijwilligers nodig heeft. Een efficiënte aanpak is het versturen van een algemene nieuwsbrief. Dit kost weinig tijd en moeite en met één druk op de knop heb je in principe alle leden bereikt. Taak afgevinkt, nu wachten op een reactie. Vanwege het onpersoonlijke karakter voelt nauwelijks iemand zich aangesproken en zal de kans klein zijn dat er iemand op reageert. Het bestuur klaagt; we hebben het toch aan de leden gevraagd? Een effectieve aanpak is het bellen van leden. Dit kost (veel) meer tijd, maar leidt tot persoonlijk contact en hogere betrokkenheid, wat meestal meer vrijwilligers oplevert. Het bijkomende voordeel is dat je misschien zoekt naar een penningmeester, maar in het gesprek wordt duidelijk dat iemand wel iets wilt doen alleen niet het penningmeesterschap. Diegene ziet zich wel in de sponsorcommissie actief. Hier had je weliswaar geen vacature voor uitgeschreven, dus voelde diegene ook geen noodzaak om te reageren (nog los van de vraag of diegene op een onpersoonlijke oproep had gereageerd). Maar door het persoonlijke gesprek kom je hierachter en kan je hem of haar koppelen met de betreffende commissie. 

Wanneer je als bestuur de nadruk legt op efficiëntie in plaats van effectiviteit, maak je andere keuzes. Het doel bereiken staat niet meer centraal, maar de manier waarop. Zoals in het voorbeeld hierboven geschetst bij het werven van nieuwe vrijwilligers: kies je voor efficiëntie stuur je iedereen met een druk op de knop een mail, kies je voor effectiviteit ga je iedereen persoonlijk af. Bij het werven van sponsoren stuur je vanuit het efficiëntie de potentiële sponsor je sponsorplan en vanuit effectiviteit ga je bij de betreffende sponsor op bezoek. Om te weten hoe het met alle coaches gaat, vraag je vanuit efficiëntie alle coaches om een vragenlijst in te vullen. Vanuit effectiviteit ga je naar de trainingen en wedstrijden kijken en maak je een praatje ervoor of erna met de coach. Ja, het kost veel meer tijd en energie. Wie zegt dat het besturen van een vereniging weinig tijd kost? 

Dat wil niet zeggen dat efficiëntie een slechte eigenschap is. Alleen wanneer efficiëntie de boventoon voert kan het leiden dat een bestuur weliswaar ‘meer doet in minder tijd’, maar uiteindelijk niet de juiste dingen doet. Effectiviteit nastreven betekent dat je eerst nadenkt over wat belangrijk is en er vervolgens voor zorgt dat dit gebeurt, zelfs als dat meer tijd en moeite kost. Een gebrek aan efficiëntie kan leiden tot vertragingen, frustratie, en verspilling van middelen. In ons ideaal begin je eerst met effectiviteit: zorg dat je de juiste dingen doet. En daarna ga je aan de slag met efficiëntie: zorg dat je ze op de juiste manier doet. 

Tip: Ben je op zoek naar vrijwilligers? Verdeel de ledenlijst in twee groepen: een groep met leden en ouders van jeugdleden die je kansrijk acht voor vrijwilligerswerk en een groep met de overige (ouders van jeugd)leden. Stuur de nieuwsbrief en bel daarna de lijst met potentiële namen na. Pas daarna bel je de lijst af onder het kopje overig. Vraag niet of ze interesse hebben in één van de openstaande functies waarvoor je belt, maar of ze de vereniging willen helpen en waar hun interesse en kwaliteiten liggen. Hebben ze specifieke kennis of kunde die ze beschikbaar willen stellen? Noteer de kennis en kunde. Misschien gaan ze niet direct iets doen, maar later kan de kennis en kunde goed van pas komen. Vergeet daarna niet te vragen of één van de openstaande functies ze misschien interesseren en of ze nog andere mensen weten die mogelijk interesse hebben. Het zal je verbazen hoeveel mensen bereid zijn te helpen. 

Dat effectiviteit en efficiëntie niet zonder elkaar kunnen, maken we hieronder inzichtelijk met een aantal voorbeelden. 

• Belasting vrijwilligers: Het is efficiënt om met een kleine groep vrijwilligers de vereniging te draaien; lijnen zijn kort, overleg is praktisch, afspraken zijn snel te maken. Maar het kan leiden tot overbelasting en een instortende kaartenhuis. Want als één van deze vrijwilligers wegvalt door welke reden dan ook (verhuizing, ander werk, vertrek naar een andere vereniging, onvrede, teleurstelling, te hoge belasting, etc), dan heb je direct een grote brok aan vrijwilligerswerk op te vangen. Anderzijds kan het nastreven van effectiviteit leiden tot het oppakken van extra taken en initiatieven (om het doel te bereiken), zonder dat gekeken wordt naar de beschikbare capaciteit. Ook dit kan leiden tot overbelasting van vrijwilligers. 
• Gebruik van bronnen: Een sterke focus op effectiviteit kan ertoe leiden dat een bestuur te veel middelen inzet op bepaalde projecten, omdat ze streven naar perfectie of maximale impact. Bijvoorbeeld, een grootschalige promotiecampagne voor ledenwerving kan duurder uitvallen dan nodig, omdat efficiëntie over het hoofd wordt gezien. Tegelijkertijd, als het doel niet duidelijk is van de promotiecampagne en er dus niet de juiste dingen worden gedaan, kan het project ook duurder uitvallen. Bijvoorbeeld door het inkopen van de verkeerde advertenties. 
• Pragmatische oplossingen: Een bestuur dat zich voornamelijk richt op efficiëntie kan geneigd zijn om snelle, praktische oplossingen te zoeken voor problemen, zonder te kijken naar de bredere impact op de lange termijn. Als het bestuur vooral denkt in termen van strategie en impact, kunnen eenvoudige en praktische oplossingen worden genegeerd omdat ze als "te klein" of "te snel" worden beschouwd. Bijvoorbeeld, het direct inzetten van tijdelijke vrijwilligers kan worden afgewezen omdat er een langdurig plan voor werving moet komen. Problemen blijven onopgelost, of kansen om snel vooruitgang te boeken worden gemist.
• Betrokkenheid van leden: Als de focus ligt op het zo snel en goedkoop mogelijk regelen van zaken, kan het menselijke aspect verloren gaan. Denk aan het organiseren van een ledenbijeenkomst die vooral eenrichtingsverkeer is omdat dat ‘sneller’ gaat, in plaats van tijd te nemen voor echte interactie. Of omdat er gekozen wordt voor een kleine vaste groep aan vrijwilligers omdat dit efficiënter is. Leden voelen zich niet gehoord of gewaardeerd, wat kan leiden tot ontevredenheid en een daling in betrokkenheid. Een bestuur dat sterk gericht is op effectiviteit kan hoge verwachtingen stellen aan vrijwilligers. Als daarbij geen aandacht is voor efficiëntie (zoals duidelijke taken en eenvoudige processen), kunnen vrijwilligers zich overweldigd of onvoldoende ondersteund voelen.