Sportverenigingen opereren in een uitdagende context. Ze zijn afhankelijk van vrijwilligers, hebben te maken met beperkte middelen, en vaak wordt er toch een mate van professionaliteit en doelgerichtheid verwacht om leden te binden en te behouden. In deze dynamiek kan het denken in LEAN-principes – gebaseerd op het wereldberoemde 'Huis van Toyota' – verrassend veel opleveren. In dit artikel duiken we in wat dit model inhoudt en hoe sportbestuurders het kunnen inzetten om hun vereniging efficiënter, effectiever en aantrekkelijker te maken.
Wat is het ‘Huis van Toyota’?
Het ‘Huis van Toyota’ is een visueel model dat de basisprincipes van het Toyota Productie Systeem (TPS) weergeeft, en vormt de basis van wat we tegenwoordig kennen als LEAN-management. Het model bestaat uit drie belangrijke onderdelen:
-
Dak: De ultieme doelen – hoogste kwaliteit, laagste kosten, kortste doorlooptijd, en veiligheid.
-
Pilaren:
-
Just-in-time: Alles gebeurt op het juiste moment, met de juiste hoeveelheid, zonder verspilling.
-
Jidoka (kwaliteit ingebouwd in processen): Problemen worden direct zichtbaar en aangepakt.
-
-
Fundering: Standaardisatie, stabiele processen, respect voor mensen en continu verbeteren (kaizen).
De essentie van LEAN is vooral: verspillingen vermijden, waarde creëren voor de klant (in dit geval: het lid), en voortdurend verbeteren op basis van input van mensen op de werkvloer (vrijwilligers, trainers, leden).
Wat kunnen sportverenigingen hiervan leren?
Hoewel het LEAN-model uit de industrie komt, is het uitstekend toe te passen binnen sportverenigingen. Hier zijn de belangrijkste lessen:
1. Focus op waarde voor het lid
LEAN begint altijd bij de vraag: wat vindt de ‘klant’ waardevol? Voor sportverenigingen betekent dit:
-
Wat willen onze leden echt van ons?
-
Welke activiteiten dragen bij aan hun sportplezier, ontwikkeling en binding?
-
Welke taken doen we omdat we ze altijd zo hebben gedaan, maar voegen geen waarde toe?
Toepassing: Ga in gesprek met leden (en ouders) over wat ze belangrijk vinden. Houd een korte enquête of organiseer een ledenavond. Gebruik deze input als basis voor jullie prioriteiten.
2. Verspilling elimineren
In LEAN zijn er 8 vormen van verspilling. Hieronder een overzicht met daarbij een toelichting/vertaling naar de sportvereniging. Verspillingen zijn kansen in vermomming. Het herkennen van verspillingen binnen je sportvereniging is geen teken van falen, maar juist een kans om slimmer te werken. Door samen met trainers, vrijwilligers en leden te kijken naar waar tijd, energie of middelen verloren gaan, ontstaat er ruimte voor verbetering, plezier en betrokkenheid. De kracht van LEAN zit in het klein beginnen, continu leren en samen bouwen aan een betere club. Zoals een sportcoach zou zeggen: "Elke fout is een kans om te groeien." Precies zo werkt het ook met verspilling in je organisatie.
Toepassing: Organiseer eens een ‘LEAN-wandeling’ door de vereniging: kijk kritisch met een kleine groep naar alle processen (van inschrijving tot wedstrijden) en identificeer waar het stroef loopt of beter kan.
| Verspilling | Toelichting |
|---|---|
| Talent (Onbenut talent of verkeerde inzet van mensen) | Ouders of leden met specifieke kennis (zoals ICT, communicatie, logistiek) die alleen bardiensten draaien, of vrijwilligers die taken uitvoeren waarvoor ze niet zijn toegerust. Breng de talenten en interesses van leden en ouders in kaart. Zet mensen in op basis van hun sterktes en geef ze ruimte om met ideeën te komen. |
| Beweging (Onnodige bewegingen van mensen) | Vrijwilligers die veel heen en weer lopen tijdens vrijwilligersdiensten/evenementen omdat taken en verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn. Zorg voor duidelijke taakverdelingen en plattegronden bij evenementen. Stel draaiboeken en checklisten op zodat iedereen weet waar hij of zij moet zijn. |
| Transport (Onnodige verplaatsing van middelen) | Trainers die materialen telkens moeten ophalen uit een andere ruimte. Leden die formulieren fysiek moeten inleveren bij het clubhuis. Maak materialen goed bereikbaar of creëer vaste opbergplekken op logische plekken. Digitaliseer inschrijf- en afmeldprocedures. |
| Overbewerking (Onnodige complexiteit of extra stappen) | Dubbele administratie (bijvoorbeeld inschrijfformulieren én een aparte Excel). Ingewikkelde aanmeldprocedures voor vrijwilligers. Digitaliseer en centraliseer administratieve processen. Houd formulieren en inschrijvingen zo eenvoudig mogelijk. |
| Overproductie (Meer doen dan nodig is) | In de avond de kantine uitgebreid vegen, terwijl in de ochtend erna de schoonmaakdienst komt. Te veel vergaderingen met te veel mensen. Activiteiten of toernooien organiseren zonder duidelijke animo of behoefte. Vergader korter en doelgerichter met alleen de noodzakelijke personen. Toets de behoefte bij leden voordat activiteiten worden georganiseerd. |
| Wachten (Wachttijd zonder toegevoegde waarde) | Teams die wachten tot andere teams van het veld zijn. Potentiële leden die wachten op een reactie na het versturen van een verzoek tot een proeftraining. Bestuursleden die wachten op input voor besluitvorming. Commissieleden die wachten op een besluit van het bestuur. Optimaliseer de veldindeling en communiceer duidelijk over beschikbaarheid. Zorg voor een vlot (communicatie)proces rondom potentiële leden. Maak deadlines en verantwoordelijkheden expliciet binnen het bestuur en commissies. |
| Voorraad (Overtollige voorraad) | Te veel sportmaterialen die ongebruikt blijven of verouderd zijn. Voorraad van barproducten die verlopen. Houd een inventarisatie bij van materialen en gebruik frequent evaluaties om voorraad af te stemmen op de behoefte. Pas de barbestelling aan op verbruikscijfers en seizoensinvloeden. |
| Fouten (Of gebreken) | Verkeerde informatie op de website, foutieve teamindelingen, gebrekkige communicatie over wedstrijdwijzigingen. Zorg voor heldere communicatielijnen en controleer informatie voordat deze gedeeld wordt. Laat meerdere mensen meelezen bij kritieke communicatie. |
3. Continu verbeteren (Kaizen)
In plaats van grote, zeldzame herzieningen werkt LEAN met kleine, constante verbeteringen.
Toepassing:
-
Plan eens per kwartaal een verbeterbijeenkomst met bestuur en/of commissies: wat ging goed, wat kan beter, welke kleine aanpassing gaan we doen?
-
Moedig commissies aan om korte evaluaties te doen na evenementen en verbeterpunten vast te leggen voor volgend jaar.
4. Standaardisatie en duidelijke processen
Veel problemen in verenigingen ontstaan door onduidelijke afspraken. LEAN ziet standaardisatie niet als bureaucratie, maar als basis voor kwaliteit en verbeteringen.
Toepassing:
-
Stel duidelijke draaiboeken op voor evenementen, trainingen of competities.
-
Maak overdraagbare taakomschrijvingen voor vrijwilligers.
-
Gebruik simpele checklists (bijvoorbeeld voor barploeg, zaalbeheer, materiaalbeheer).
5. Betrek vrijwilligers en benut hun kennis
Respect voor mensen is een fundament onder het Toyota-huis. Vrijwilligers hebben vaak waardevolle inzichten, maar worden zelden structureel gehoord.
Toepassing:
-
Betrek vrijwilligers actief bij het oplossen van knelpunten.
-
Vraag aan commissieleden: wat zou je werk makkelijker maken?
-
Geef mensen ruimte om zelf met ideeën te komen én probeer ze uit.
6. Visualiseer werk en voortgang
Toyota gebruikt borden en visuele hulpmiddelen om processen inzichtelijk te maken.
Toepassing:
-
Gebruik een whiteboard of digitale tool voor actiepunten en deadlines.
-
Hang in het clubhuis of bestuurskamer een bord met doelen, evenementen en wie wat doet.
-
Maak een visueel jaarplan voor leden en vrijwilligers, zodat iedereen weet wat er aankomt.
Conclusie: LEAN is niet voor fabrieken – het is voor mensen
Het mooie van LEAN is dat het mensen centraal stelt, ondanks de associatie met techniek en efficiëntie. Voor sportverenigingen biedt het een manier om structuur aan te brengen zonder bureaucratisch te worden, en om vrijwilligerswerk leuker en effectiever te maken. Door het LEAN-principe toe te passen – vanuit het denken van het Huis van Toyota – kunnen bestuurders bouwen aan een sterke, toekomstbestendige vereniging waarin plezier, samenwerking en kwaliteit centraal staan.
Wil je als bestuur echt aan de slag met LEAN? Begin klein: kies één proces, één knelpunt of één doel, en betrek je mensen. Want zoals Toyota zegt: “We build people before we build cars.”